lunes, 31 de enero de 2011

Gestión y control de tesorería

En esta unidad vamos a ver los diferentes libros y registros que hay en las empresas, para poder llevar un control de las mismas. Estos libros y registros pueden ser obligatorios o voluntarios, pero si siguen leyendo a continuación podrán ver con más detalle, cuales son y sus funciones:


LIBROS Y REGISTROS EN LA EMPRESA  (Introducción)

El libro o libro registro: Es un libro que está encuadernado y su presentación en una entidad pública, por lo general, es obligatoria.

El registro: Este por lo contrario no está encuadernado, son hojas sueltas que se archivan en una carpeta o en un armario archivador, pero su presentación no es obligatoria ya que solo es para información interna de la empresa.
    

Obligatorios
Voluntarios
·         Libro Diario.
·         Libro de Inventarios y Cuentas anuales.
·         Libro o registro Mayor.
·         Libro o libros de actas.
·         Libro registro de acciones nominativas.
·         Libro registro de socios.
·         Libro registro de contratos.
·         Libro registro de aportaciones al capital.
·         Libros registro del IVA.
·         Libro registro de caja.
·         Libro registro de bancos.
·         Libro registrode efectos a cobrar.
·         Libro registro de efectos a pagar.
·         Libro de cuentas corrientes con clientes.
·         Libro de cuentas corrientes con proveedores.
·         Registro de clientes.
·         Registro de proveedores.
·         Libro inventario de almacén
·         Registro de fichas valorativas de almacén.


LIBRO DE REGISTRO DE CAJA. GESTIÓN  DE CAJA
El libro  de caja, esta compuesto   de todas las entradas y  salidas del efectivo  de la empresa, incluidos los cheques entregados  por  los  deudores que tiene la  empresa.
Para poder distinguir  entre el libro  de registro de caja  de la  cuenta  contable Caja ( que esta  dentro  de el libro mayor) tenemos que saber :
· Sus funciones  son totalmente  diferentes.
· En el Diario copiamos todas las anotaciones del   libro de registro  de caja, utilizando el método contable y del libro diario  pasamos  los apuntes  necesarios  a la cuenta de caja.
· Los formatos de ambos libros son  distintos.
(más información)

La gestión  eficiente de caja comporta la realización de la siguientes tareas:
·  Deberá haber  un  responsable principal  ( uno de los empleados )  y  un sustituto el mismo .
·  Tener  una  visión  anticipada a los  gastos  que  podemos tener  en  efectivo diariamente.
·  Tener un stock  adecuado  de dinero.
·  Todo pago  y  cobro  deberá estar  justificado  mediante un documento que lo acredite.
·  Anotación  diligente de las operaciones.
·  Cuadrar  la caja  diariamente al  terminar la jornada.
Recuento de la caja: anotar  en una lista  el dinero que  tenemos  físicamente  en la caja.
Arqueo de caja:  comprobar  que  el dinero  físico cuadra  con  el importe  anotado en el libro de la caja  y  con el saldo  obtenido  de los  justificantes de cobros y pagos .
 Si  dicho  importe  no  coincide  puede ser  debido :
·         Error a la  hora  de realizar  cobros  o pagos.
·         Errores  en los justificantes  o  en el libro de caja.
·         Por la perdida  de alguno de los justificantes  de cobro  o pago.
Sino  pudiéramos  resolver  el descuadre  deberíamos realizar  una anotación ene l libro de caja  que corrija la diferencia de saldos.

Caso práctico:

Realiza las anotaciones en el libro registro de caja de la empresa Antorcha, SL., correspondiente a las operaciones siguientes:

  •  Día 21 de mayo de 2010
      -        Saldo anterior: 1.250 euros
-         Pago de un anticipo al trabajador Sr. Antonio Canales por 250 euros.
-         Cobro de la factura nº. 230/2010 por 2.399 euros en cheque.
-         Reintegro de 1.000 euros de la c/c nº 5467.
-         Pago a Espot, S.A, su factura nº. 34/2010 por valor de 345,50 euros.

·              Día 22 de mayo de 2010

-         Pago material de oficina a Ofimatix, S.A factura nº. 35/2010 por 92,30 euros.
-         Ingreso del cheque anterior en la cuenta corriente nº 5400.

Libro registro de caja
Fecha
Concepto-operación
Cobros
Pagos
Saldo
21-05-10
Saldo anterior
1.250
21-05-10
Pago anticipo Sr. Antonio Canales
250
1.000
21-05-10
Cobro factura nº 230/2010,cheque
2.399
3.399
21-05-10
Reintegro de c/c nº. 5467
1.000
4.399
21-05-10
Pago a Espot, S.A factura 34/2010
345,50
4053,5
22-05-10
Pago a Ofimatix S,A. factura nº. 35/2010
92,30
3961,2
22-05-10
Ingreso cheque en c/C nº. 5400
2.399
1.562,2











Libro registro: Con el cual las empresas llevan a cabo el registro de las operaciones bancarias, a través de cuentas corrientes, cuentas ahorro o cuentas de crédito, (las cuentas de ahorro son menos utilizadas por las empresa al contrario que las cuentas corrientes).
Cada libro es independiente al resto, va asociado a una determinada cuenta, la cual no influirá con las restantes.
En la gestión de las cuentas corrientes se suelen observar el siguiente procedimiento:
· Cumplimiento de las recomendaciones en el uso de los cheques. para más información
· Todos los cheques realizados quedaran  registrados en la hoja de control del talonario y en su mismo momento en el libro de bancos.
· Todas las operaciones relacionadas con la cuenta corriente, ya sean transferencias, cobros domiciliados etc., serán registrados automáticamente en el libro de bancos.
· Contraste y punteo de las operaciones contenidas en los extractos y en el libro de bancos.
· Ordenar los extractos de forma cronológica.
· Los importes de los extractos bancarios y el saldo de la cuenta deben coincidir.
· Llevar un control continuo del saldo, por si hubiera algún imprevisto o error poder resolver el problema a tiempo.
· Poder prevenir a tiempo cualquier cobro inesperado, para no dejar la cuenta al descubierto, y poder resolver el problema con antelación suficiente.
· Tener una buena relación con las entidades bancarias, para podernos beneficiar en caso necesario.

Efectos de giro: Medios que utilizan las empresas  para poder saldar sus deuda (ya sea el cliente o proveedor). Ejemplo: Letras de cambio, pagarés, recibos  más información

Caso práctico:

La empresa Solmenia S.A, tiene abierta la cuenta de crédito nº 2345, por un límite de 28.000 euros, en el Banco Hispano, S.A, con domicilio en la calle Ruter, 8 – 08225 Barcelona.
Las operaciones que ha realizado son las siguientes:
15-06-10: Saldo dispuesto: 23.546 euros
23-06-10: Pago cheque nº 234: 3.534 euros
29-06-10: Transferencia a nuestro favor: 1.500 euros
02-07-10: Ingreso en efectivo: 5.000 euros
06-07-10: Orden de pago: 2.400 euros
10-07-10: Orden de transferencia efectuada a nuestro cargo: 2.300 euros.
Registra en el libro de bancos las operaciones anteriores.
-      Las anotaciones en el libro se realizan aplicando criterios contables, desde el punto de vista de la empresa. Así, las disposiciones de crédito irán al Haber y los diferentes ingresos al Debe, resultando siempre un saldo acreedor. El banco, sin embargo, efectúa una mecánica totalmente contraria.

Entidad bancaria: Banco Hispano, S.A.
Domicilio: Ruter, 8 – 08225 Terrassa
Tipo de cuenta: Crédito
Límite de crédito: 28.000 euros
Número de cuenta contable: 572001           Código cuenta cliente: 0198 0098 23 0000087643
                                                                                                                     Hoja nº. : 6
Fecha
Concepto-operación
Movimientos
Saldo
Debe
Haber
Dispuestos
No dispuestos
15-06-10
Saldo anterior


23.546
4.454
23-06-10
Pago cheque nº 234

3.534
27.080
920
29-06-10
Transferencia a n/favor
1.500

25.580
2.420
02-07-10
Ingreso en efectivo
5.000

20.580
7.420
06-07-10
Orden de pago

2.400
24.580
5.020
10-07-10
Orden transferencia n/cargo

2.300
26.880
2720


Modalidades de efectos:
·         Efectos a pagar
·         Efectos a cobrar en cartera
·         Efectos en gestión de cobro
·         Efectos negociados o descontados
·         Efectos impagados
Efectos a pagar: Tiene como función controlar las deudas con proveedores o acreedores, con el fin de saldar la deuda en la fecha estipulada.
El libro registro puede variar según la empresa en más o menos columnas.
La relación de pago entre proveedores y acreedores deberá establecerse según el tipo de circunstancias entre ellos:
-   Las condiciones normalmente son estipuladas por el proveedor, a excepción de algunos casos concretos.
-   Si las condiciones acordadas son exigidas por la empresa (pago al contado o anticipado), se ha de intentar llevar a un acuerdo donde también se favorezca en cliente según vayan teniendo mayor relación comercial.
-   Llevar un control de las cuentas, para poder proveer cualquier imprevisto.
-   Intentar que la ultima alternativa a tomar sea la devolución de un efecto, con anterioridad deberíamos intentar llegar a un acuerdo con el proveedor.

Caso práctico:



Efectúa las anotaciones en el libro registro de efectos a pagar , correspondientes a los siguientes efectos, domiciliados en la c/c nº 2345 del Banco Hispano, S.A:

-   Letra emitida por Suert, S.A por 2.000 euros, aceptada el 06-02-2010 y con vencimiento 23-04-2010.
-   Pagaré contra nuestra cuenta corriente por 9.345,34 euros, a favor de Salinas, S.L., emitido el 25-03-2010 y con vencimiento 06-09-2010.
-   Recibo extendido por Atlas, S.A., por un importe de 6.789,23 euros, sin aceptación y con vencimento el día 30-06-2010
-   Letra girada por Oslos, S.L., por 1.456 euros, aceptada el 03-05-2010 y con vencimiento el 23-10-2010.
-   Letra librada por Discoveri, S.A. por un importe de 12.000 euros, aceptada el 23-06-2010, y con vencimiento el 09-12-2010, con gastos.

Fecha aceptación
Librador
Vto.
Importe
Domicilio del pago
Observaciones
06-02-10
Suert, S.A.
23-04-10
2.000
Hispano
25-03-10
Salinas, S.L.
06-09-10
9.345,34
Hispano
Pagaré
------
Atlas, S.A.
30-06-10
6.789,23
Hispano
 Recibo sin aceptación
03-05-10
Oslos, S.L.
23-10-10
1.456
Hispano
23-06-10
Discoveri, S.A.
09-12-10
12.000
Hispano
Con gastos

Efectos a cobrar: Tienen como función saldar la deuda con clientes o deudores.
Estos no pueden denominarse efectos a cobrar hasta que no hayan sido aceptados.
El descuento comercial de efectos es realizado por las empresas siempre que necesiten de forma inmediata dinero líquido. (Por ello el banco se queda un tanto por ciento del dinero ya que nos esta prestando el dinero.)

Gestión de cobro (descontar el efecto, cobrar el mismo). Este supone menos gastos para la empresa ya que el banco no nos cargaría por ello ningún importe, pero tiene menos liquidez ya que hemos de esperar a su vencimiento para cobrar el mismo.

Caso práctico:

Realiza el registro en el libro de efectos a cobrar , relativo a los siguientes efectos:
-       Pagaré recibido a cargo de Lap, S.L., de Valencia, por  9.345 euros,  emitido el 02-07-2010, con vencimiento el 10-11-2010. Realizada gestión de cobro por el Hispano.
-      Letra girada a Envacolor, S.A., de Huesca, por 4.238 euros, el 07-07-2010, aceptada el 15-07-2010, con vencimiento el 30-11-2010. Entrega en gestión de cobro el 24-11-2010.
-       Recibo emitido a cargo de GTM, S.A, de Granada, por 1.500 euros, el 15-07-2010. Aceptada el 27-07-2010 con vencimiento 01-12-2010. Descontado el  02-08-2010.
-      Letra librada a cargo de Gespro, S.A., de Lugo, por 19.000 euros, el 27-07-2010. Sin aceptar, con vencimiento  a la vista. Entregada en gestión de cobro el 05-08-2010.
Fecha libramiento
Librado
Fecha aceptación
Vto.    
Importe
Fecha salida 
Entidad negociadora
Observa-ciones
Nombre
Población
02-07-10
Lap, S.L.
Valencia
02-07-10
10-11-10
9.345
07-11-10
Hispano
Pagaré
07-07-10
Envacolor, S.A.
Huesca
15-07-10
30-11-10
4.238
24-11-10
Hispano

15-07-10
GTM, S.A.
Granada
27-07-10
01-12-10
1.500
02-08-10
Hispano
Recibo aceptado
27-07-10
Gespro, S.A
Lugo
--------
A la vista
19.000
05-08-10
Hispano
Sin aceptar

Operatoria de la gestión de cobro

·    La empresa entrega a la entidad bancaria el efecto unos días antes de su vencimiento.
·    La entidad bancaria cobra los efectos mediante el sistema de compensación en  sus vencimientos.
·    La entidad abona los importes de los efectos y carga las comisiones, los gastos e impuestos correspondientes en la cuenta de la empresa.
Gastos en la gestión de efectos

Efectos descontados

Efectos en gestión de cobro
·   El descuento o intereses del dto.
·   La comisión bancaria por el servicio de cobro en el vencimiento de los efectos
·   Los gastos de correo.
·   La comisión bancaria por el servicio de cobro en el vencimiento de los efectos
·   El IVA aplicado sobre el importe de la comisión (18%)
·   Los gastos de correo.



La gestión de los efectos a cobrar debe contemplar los siguientes aspectos:
-   Si  se aplaza el pago  en las fechas estipuladas , esto  creará un coste para la empresa, que  esta negociará con los clientes o deudores.
-   Los pagarés y los cheques solo tendrán  un coste  si se descuentan antes de su vencimiento, por lo contrario  la letra de cambio  siempre supondrá  un coste   por el timbre.
-   Las garantías jurídicas son mayores en la letra  de cambio  que los recibos y pagarés.
-   La empresa p puede negociar  condiciones más favorables con la entidad bancaria y  no aceptar  desde un principio las condiciones  ofrecidas.
-   Según  las necesidades económicas de la empresa negociaremos  cual el s el momento  adecuado para  descontar los efectos  o  enviar  los efectos de gestión de cobro , según  la liquidez necesaria.
Libro  registro de efectos  a cobrar: debería tener un  formato  similar  a la que mostramos en la siguiente  imagen:
Caso práctico:

La empresa  Metrix, S.A, envía a su entidad bancaria en gestión de cobro una letra de  4.324 euros. La entidad realiza el cobro en fecha de vencimiento del efecto. La comisión aplica es del 4,5%0   y los gastos de correo, 0,4 euros. Calcula el líquido resultante de la gestión de cobro.
Los gastos totales, que cualquier entidad bancaria carga en la gestión de cobro, comprenden:
-       La comisión por la gestión de cobro, que es un tanto por mil del importe nominal del efecto.
-      El IVA 18%, aplicado sobre la cuantía de la comisión.
Nominal: 4.324 euros
Comisión: 4,5%0   
Gastos de correo: 0,4 euros
IVA: 18%
Comisión= 4,5 · 4.324 /(1000)= 19,46 euros
IVA= 18·19,46 /(100)= 3,50 euros
Gastos correo= 0,4 euros
Total gastos = 19,46+3,50+0,4= 23,36 euros
Líquido = 4.324 – 23,36 = 4300,64 euros



Libros  registro de cuentas  corrientes  con clientes  y proveedores

Los elementos  fundamentales para  relaciones públicas en general y las políticas comerciales son los proveedores y  clientes.
Las empresas deben  llevar  un control administrativo unido a su política comercial, con ello  podrán  tomar  decisiones  más precisas y  rápidas  y  esto facilitará las actividades de gestión.
En el  control administrativos  tanto  como para  proveedores como para  clientes, podemos  reflejar  como  los  más usuales los  ficheros  y  libros  registro de cuentas corrientes.
 Ficheros: contienen  los datos  esenciales que debe  saber la empresa  sobre sus  clientes y proveedores.
Libro registro de cuentas corrientes : los proveedores y  clientes deben anotar los movimientos reales de  compras y  vendas y  sus respectivas corrientes de pago  y cobro, y  debe ir   independientemente  para  acda  proveedor y  cliente. 
Las anotaciones en el  libro  se realizan  aplicando los criterios  contables.
Libro de proveedores:  las compras  deberán  ir anotadas en el haber  y  sus  pagos  en el  debe. Resultando  saldos  acreedores o  cero, excepto en el caso de anticipos a proveedores en los que el saldo se denomina  deudor .
 Libro  de clientes: las ventas se anotan  en el debe  y los cobros  en el haber ( al contrario  que ene l libro  de  proveedores), resultando  saldo deudores a cero   excepto en las  situaciones de anticipos de clientes.
Libros registro  de cuentas  corrientes bancarias
Cuenta  corriente  bancaria:   es similar a un contrato  por el  cual un individuo  esta  comprometido  con  una entidad bancaria  mediante  un depósito de dinero, donde  el individuo   puede  ingresar o retirar dinero  de la cuenta  el  en primera persona  o   autorizando  a  terceras personas.
Liquidación de cuentas corrientes bancarias:
Las entidades bancarias remuneran los  fondos depositados  por los clientes en sus  cuentas bancarias  periódicamente.  La cantidad remunerada  y el tipo de interés  que  se aplicará  en la operaciones será  el que libremente  se pacte.
Para  calcular la Liquidación de una  cuenta bancaria   es necesario   calcular  los intereses generados  por la cuenta ( abonos  - adeudos) en el periodo  de liquidación.
Periodo de liquidación:  es el tiempo  que   tardamos  en  calcular   los abonos , adeudos y  saldos  que  intervienen  en el  calculo de intereses. El periodo  de liquidez suele ser trimestral en las cuentas corrientes.
Conceptos  clave  a considerar  en  la liquidación  de intereses:
-   Fecha  de la operación:  día  en el que  realizamos  la  operación.
-   Fecha  valor de la operación. Día ( incluido  éste) a partir del cual  se considera  valida  la  operación  para  el calculo de intereses.
-   Fecha valor de cada  saldo: es la misma  que la fecha valor  de la operación  que lo produce.
-   Días valor  del saldo: es el número de días que el saldo  no sufre modificaciones, produciendo  intereses.
Las cuentas corrientes  de ahorro y  a la vista  generan diariamente  intereses por ello  anotamos  diariamente  cada  movimiento para  el  calculo de los  intereses.
Los  saldos  acreedores  son  retribuidos actualmente  a unos  tipos  nominales de entre  0,1% y  el 1%, en  función  de los  importes de los  saldos  y  de los  tipos  de cuentas. Los saldos  deudores o descubiertos  devengan intereses a favor  de la entidad  bancaria  a unos  tipos  de interés nominal  del  15% aprox.
Consideraciones para  la liquidación de intereses:
-   Para  el calculo de la liquidación  utilizaremos el año comercial ( 365 días ) y  los meses por su  días naturales.
-   La  fórmula  a utilizar  es  la  de interés simple :  I=Co · n · (i/365)
-   Se aplica  el método  hamburgués que consiste  en  multiplicar  cada saldo por los días valor de cada  uno de ellos  correlativamente. Estos  productos  se denominan  números  comerciales  y  se representan mediante una  N.
-   Para  hacer más manejables las cantidades dividiremos  los números comerciales entre  cien, lo  que  se conoce como  números  truncados. Así se obtiene  el divisor  fijo  (D)
D= 365/i, que  dividimos  por  cien para  mantener la igualdad  matemática.
-   Como  consecuencia de las  siguientes operaciones la formula de interés simple se convierte en :   I= C0·n /(365 días/i) = N/D.
-   Se suman los números  comerciales truncados   de forma  separada,  acreedores y deudores.
-   Las sumas anteriores se suman  entre el divisor  fijo  respectivo.
-   Se calcula la diferencia  entre los intereses acreedores y deudores. Esta  se abona  o  carga según  sea respectivamente a  favor d el cliente  o  a favor d e la entidad.
La entidad  tienen la obligación  de avisar  al cliente  de la liquidación  de intereses. La  normativa  exige que en este aviso  figure la siguiente información:
-          Periodo  al que  hace  referencia la liquidación  con la fecha  inicial y  final.
-          Tipo  de interés aplicados  ( nominal y  TAE)
-          Sumas de los números comerciales
-          Importe  de los intereses que  resultan 
-          Impuestos retenidos , con expresión del tipo y  base de calculo.


Caso práctico:

La cuenta  corriente  de don Xavier Resa, presenta  el periodo de enero  a junio  las anotaciones recogidas en la tabla siguiente:
Los tipos de interés son  el 0,7 % en saldos acreedores y  el 13% en saldos  deudores.
Comisión  por descubierto  del 2% sobre  el mayor  saldo deudor, con un mínimo de 3€.
La liquidación  de intereses se realiza dos veces al año, el 30 de junio y el 31 de diciembre.
Elabora  la liquidación  de intereses de la cuenta  corriente a fecha de 30 de junio.
*Efectuamos  los  siguientes pasos:
1-Determinamos las fechas valor  de las operaciones y saldos, guiándonos por la Tabla de normas de valoración  de cargos  y  abonos…
2- calculamos los días-valor de los respectivos saldos, teniendo presentes los siguientes convenios:
·        Los meses  se toman  por los días naturales que tienen.
·        El conteo de los días comienza con la fecha  valor del saldo y termina  con el día anterior  al de la fecha valor consecutiva.
·        Los días del último saldo  terminan con el día anterior a la fecha de liquidación.
FECHA
CONCEPTO
FECHA VALOR
DEBE
HABER
SALDO
01/01/10
BancoTerrassa
01/01/10
158,25

2.365,25
24/01/10
S/Cheque
24/01/10
587,03

1.778,22
28/02/10
Transferencia
03/03/10

2.547,80
4.326,02
16/03/10
Recibo
16/03/10
625,01

3.701,01
13/04/10
S/Cheque
13/04/10
4.125,57

-424,56
15/04/10
Entrega en efectivo
15/04/10

2.567,63
2.143,07
12/05/10
Ingreso de cheque L.M.
12/05/10

658,12
2.801,19
19/06/10
Orden de transferencia
22/06/10
2.140,11

661,08

Liquidació:

FECHA
CONCEPTOS
MOVIMIENTOS
FECHA VALOR
SALDOS
DÍAS
NÚMEROS COMERCIALES
DEBE
HABER
DEUDORES
ACREEDORES










01/01/10
BancoTerrassa
158,25

01/01/10
2.365,25
H
23

408,9906
24/01/10
S/Cheque
587,03

24/01/10
1.778,22
H
38

1.643,8876
28/02/10
Transferencia

2.547,80
03/03/10
4.326,02
H
13

481,1313
16/03/10
Recibo
625,01

16/03/10
3.701,01
H
28


13/04/10
S/Cheque
4.125,57

13/04/10
-424,56
D
2
118,8768
42,8614
15/04/10
Entrega en efectivo

2.567,63
15/04/10
2.143,07
H
27

756,3213
12/05/10
Ingreso de cheque L.M.

658,12
12/05/10
2.801,19
H
41

271,0428
19/06/10
Orden de transferencia
2.140,11

22/06/10
661,08
H
8

52,8864

Sumas de números






118,8768
1123,1119
30/06/10
Interses  a n/f 13%
0,16


660,92
H



30/06/10
Intereses a s/f 0,7%

4,37

665,29
H



30/06/10
Comisión descubierto

3,00


662,29
H



30/06/10
Retención I.R.P.F.(15%)
0,47


661,82
H










































Para más información sobre los libros:

CHA
CONCEPTO
FECHA VALOR
DEBE
HABER
SALDO
01/01/10
BancoTerrassa
01/01/10
158,25

2.365,25
24/01/10
S/Cheque
24/01/10
587,03

1.778,22
28/02/10
Transferencia
03/03/10

2.547,80
4.326,02
16/03/10
Recibo
16/03/10
625,01

3.701,01
13/04/10
S/Cheque
13/04/10
4.125,57

-424,56
15/04/10
Entrega en efectivo
15/04/10

2.567,63
2.143,07
12/05/10
Ingreso de cheque L.M.
12/05/10

658,12
2.801,19
19/06/10
Orden de transferencia
22/06/10
2.140,11

661,08